طرق مهمة لتفويض المهام كمالك مشروع صغير

تروق فكرة أن تصبح صاحب عمل صغير للكثيرين - خاصة أولئك الذين يسعون جاهدين ليكونوا رؤساء أعمالهم. لكن العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة يكتشفون أنه ليس من السهل دائمًا إدارة الأعمال. يمكن أن يبدأ عدد المهام التي يجب على رائد الأعمال معالجتها في الزيادة ويصبح هائلاً. بدون تفويض للمهام، قد يتعرض بعض أصحاب الأعمال الصغيرة لخطر الإرهاق.

يقول جون رامبتون، رائد الأعمال والمؤسس والرئيس التنفيذي لشركة فوترة: "التفويض هو أحد مفاتيح النجاح مع نمو مؤسستك". "لا يمكنك فعل كل شيء، وإذا حاولت أن تفعل كل شيء بنفسك، فمن المرجح أن تفشل."

كيفية التفويض الفعال كمالك مشروع صغير

يقول رامبتون "أول شيء يجب عليك فعله هو معرفة ما عليك فعله بنفسك، وما يمكن للآخرين التعامل معه،". - هناك عدد من المهام العادية التي لا يتعين على أصحاب الأعمال الصغيرة القيام بها، والتي قد يتمكن شخص آخر من القيام بها. صور العناصر وتنمية أعمالهم عندما لا يصرف انتباههم عن المهام اليومية التي لا تنتهي والتي يمكن للآخرين التعامل معها.

ويوافقه الرأي توم دريك، مالك شركة دريك ميديا الكندية. عندما حاولت أن أفعل كل شيء بنفسي، تباطأت وتيرة الأعمال. تغيرت الأمور عندما نظرت في جميع المهام التي كنت أقوم بها، وحددت العناصر التي يمكن لشخص آخر القيام بها بنفس الفعالية أو ربما بشكل أكثر فعالية.

ابدأ بمراجعة جميع المهام التي تشارك فيها خلال يوم عملك. ما هي العناصر التي تستهلك المزيد من وقتك؟ تتضمن بعض المهام التي يوصي كل من رامبتون ودريك بتفويضها للآخرين ما يلي:

• إدارة وسائل التواصل الاجتماعي
• المحاسبة والرواتب ومسك الدفاتر
• إعداد الفواتير
• إنشاء المحتوى (المذكرات، منشورات المدونة، البيانات الصحفية، وعناصر أخرى)
• تصميم مواقع الويب وتطويرها
• جدولة المواعيد
• المهام الإدارية مثل المتابعة مع العملاء وإدخال البيانات وترتيبات السفر وإدارة البريد الإلكتروني

قد يكون من المفيد أيضًا تفويض إدارة مزايا الموظفين إلى وسيط أو شريك.

لن يقوم كل صاحب عمل بتفويض كل من هذه المهام. ضع في اعتبارك العناصر التي يبدو أنها تستهلك معظم وقتك وتعيقك عن القيام بالمهام الأساسية التي لا يمكن لأحد سواك إكمالها.

كيفية تفويض المهام للآخرين

هناك موارد متاحة لمساعدتك في تفويض المهام بصفتك صاحب عمل صغير.

بادئ ذي بدء، من المفيد بناء فريق جيد. "ابحث عن الأشخاص الذين يمكنهم ملء الفجوات،" يقترح رامبتون. بينما يمكنك تعيين بعض الموظفين للمساعدة في مهام معينة، فقد جعلت التكنولوجيا من الأسهل والأقل تكلفة الاستعانة بمصادر خارجية لبعض المهام. استخدم العمال المستقلين والمساعدين الافتراضيين للمساعدة في إنشاء بعض المحتوى خاصتك، ووسائل التواصل الاجتماعي، وتصميم الويب.

يقول رامبتون إن مواقع الويب مثل UpWork وGuru يمكن أن تساعدك في العثور على المواهب لمجموعة متنوعة من المهام، وأن الموارد مثل لوحات الوظائف المستقلة يمكن أن تساعدك أيضًا في العثور على أعضاء الفريق المؤهلين، إما كموظفين دائمين أو مستقلين.

بينما يتعاون دريك مع آخرين لإحالة مهام معينة للعاملين والمساعدين المستقلين، فإنه يستخدم أيضًا عددًا من أدوات وتطبيقات الإنتاجية لمساعدته على التفويض. على سبيل المثال، يعد برنامج التقويم أمرًا ضروريًا لتقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني المرسلة لجدولة الاجتماعات.

هناك أيضًا العديد من تطبيقات الفواتير وبرامج المحاسبة المتاحة التي يمكن أن تقلل من مقدار الوقت الذي تقضيه في هذه الأنشطة دون الحاجة إلى تعيين فريق من المحاسبين. يمكن أن تساعدك برامج مثل Due وXero وFreshbooks في تتبع ساعات العمل وإعداد الفواتير التلقائية وإدارة الفواتير المتكررة. تتكامل هذه البرامج مع Quickbooks، مما يتيح لك إنشاء التقارير بسرعة والحصول على المعلومات الضريبية.

يمكن أن تساعد برامج إدارة الوسائط الاجتماعية وتطبيقات الجدولة في إدارة حملات التسويق عبر الإنترنت. تتيح لك أدوات مثل HootSuite وEdgar إرسال منشورات جماعية على وسائل التواصل الاجتماعي أو تخطيط وتنسيق منشورات الحملة مسبقًا. كما يقومون أيضًا بنشر معلومات جديدة تلقائيًا على منصات مختلفة، مثل Facebook وTwitter، لذلك لن تضطر إلى قضاء الوقت في القيام بذلك.

يقول دريك: "تساعدني هذه الأدوات في تفويض المهام دون الحاجة إلى توظيف أشخاص إضافيين أو إدارة المزيد من المستقلين". "إنها طريقة جيدة لمساعدتي في إدارة وقتي حتى أتمكن من التركيز على أهم مهام العمل التي لديّ".

هناك بعض الأنشطة التي عليك القيام بها بنفسك كرائد أعمال. ولكن إذا كنت تريد أن تزدهر مع نمو عملك الصغير، فقد تحتاج إلى تعلم كيفية التفويض. لا يمكنك تنمية عملك بمفردك. يعرف رواد الأعمال الأذكياء أنهم بحاجة إلى توزيع المسؤوليات لتحقيق النجاح المستدام.