كيف نعقد اجتماعات أقل في العدد، وأفضل في المردود

العدد الزائد من الاجتماعات يمكن أن يجعلك تشعر بقلة التقدير وعدم الإلهام والانفصال عن عملك.

الجواب ليس التخلص من كل الاجتماعات للأسف. بدلاً من ذلك، ركز على عقد اجتماعات أقل عددًا وأفضل مردودًا يمكن أن تساعدك أنت وزملاءك على تحقيق أقصى استفادة من وقت كل منكما. يبدو ذلك حالمًا؟ اسأل نفسك هذه الأسئلة لجعل الاجتماعات الأفضل حقيقة واقعة.

أولا، هل أنت بحاجة للاجتماع؟

قبل جدولة اجتماع، اسأل عما إذا كانت بنود جدول الأعمال تتطلب مدخلات وإجراءات للمجموعة. إذا تحول اجتماعك إلى محادثة بين شخصين مع العديد من الأشخاص الآخرين الذين يستمعون بشكل سلبي - أو لا ينتبهون على الإطلاق - فربما لا يكون ذلك أفضل استخدام لوقت الجميع. فلا تعقد اجتماعات إلا إذا كان بإمكان كل شخص مدعو التأثير على الموضوع المطروح. وإلا، من الممكن مناقشته في محادثة فردية أو عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني.

هل جدول الأعمال الذي وضعته واقعي؟

قد يكون الالتزام بجدول أعمال الاجتماع صعبًا، خاصةً إذا كان هناك الكثير لتغطيته في فترة زمنية قصيرة. تريد الاطلاع على جميع نقاط المناقشة خاصتك، وشجع فريقك على طرح الأسئلة ومشاركة التعليقات - بالإضافة إلى إتاحة الوقت لتغطية الخطوات التالية وعناصر الإجراءات قبل الانتهاء. بدلاً من الإسراع في بنود جدول الأعمال، أو التشدد الشديد بشأن إدارة الوقت، حافظ على جدول أعمال اجتماعك موجزًا ومركّزًا قدر الإمكان.

هل يمكن للجميع المساهمة في المحادثة؟

فكر في الاجتماعات الناجحة التي حضرتها من قبل - ربما أتيحت لك الفرصة للمساهمة في المحادثة، وبالتالي قدر الناس ما تريد قوله. لا ترغب في الترويج لثقافة الاجتماع حيث يتحدث نفس الأشخاص كثيرًا - ولا يتحدث الآخرون على الإطلاق. لذلك، من المهم إيجاد طرق لمساعدة الجميع على المشاركة.

ضع بعض القواعد الأساسية للاجتماعات في وقت مبكر، وتأكد من توافق فريقك مع التوقعات. شجع الاستماع الفعال بين زملائك - يمكن أن يساعد في تعزيز فهم أعمق، ومنع الناس من مقاطعة بعضهم البعض. أيضًا، حدد النغمة التي ترحب بأصوات وآراء الجميع، حتى لو كان مجرد القول إنك توافق على شيء ما.

هل يحتاج أسلوب الاجتماع خاصتك إلى التحديث؟

يمكن أن تشعر الاجتماعات بالملل إذا كانت دائمًا بنفس التنسيق، أو عُقدت في نفس غرفة الاجتماعات مرارًا وتكرارًا. حاول تغيير الأمور عن طريق الإبداع. بدلاً من حجز نفس غرفة الاجتماعات كل أسبوع، خطط لعقد اجتماع دائم في منطقة مشتركة لجعل الجميع منتبهين ويشعرون بمزيد من الاستيقاظ. يمكنك أيضًا أن تأخذ اجتماعك بالخارج في يوم جميل.

إذا كنت تخطط لعقد اجتماع أكثر إبداعًا حيث يجب القيام بالعصف الذهني ومشاركة الأفكار، فابدأ بطرح سؤال يكسر الجمود على الجميع - وهو شيء سيساعد فريقك على الاسترخاء والانفتاح ومشاركة الأفكار بحرية أكبر.

لديك قوة أكبر على وقتك مما تدرك - ركز على التفاعلات الجيدة مع زملائك حتى تتمكن من زيادة إنتاجيتك وسعادتك في العمل.